Política de tratamiento de datos personales
1Quién responde por los datos
Responsable del tratamiento: Mateo Andrés Sánchez García, NIT 1036679486, Itagüí (Antioquia), Colombia.
Canal de atención: infotobyapp@gmail.com · WhatsApp +57 300 718 2549.
Dirección: Carrera 64B # 34-96, Itagüí (Antioquia).
2A quién le aplica
A tres grupos de personas, y conviene distinguirlos porque sus datos llegan por caminos distintos:
| Quién | Cómo llegan sus datos |
|---|---|
| El Cliente | Se registra él mismo |
| El representante legal de cada empresa registrada | Los teclea el Cliente al autorizar |
| Los terceros que aparecen en los documentos (proveedores, clientes, empleados de las empresas) | Vienen dentro de los documentos que la DIAN entrega |
Datos de terceros que Toby trata como Encargado. Cuando los Clientes usan Toby para consultar o descargar documentos electrónicos (como facturas electrónicas, documentos POS, documentos soporte, nómina electrónica y sus notas) que contienen datos personales de terceras personas —sus clientes, proveedores o empleados—, Toby actúa exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento, y el Cliente correspondiente es el Responsable del Tratamiento. En estos casos:
- Toby procesa la información siguiendo las instrucciones del Cliente y sujeta a la regla de eliminación automática y definitiva a los siete (7) días calendario posteriores a su descarga.
- Los terceros cuyos datos figuren en dichos documentos deben dirigir sus solicitudes de Habeas Data directamente a la empresa o persona que emitió o recibió el documento, que es el Responsable.
- Si Toby recibe una solicitud de Habeas Data de un tercero sobre información procesada por cuenta de un Cliente, le informará esta circunstancia y trasladará la solicitud al Cliente respectivo para su trámite.
3Qué datos se tratan y para qué
| Dato | Para qué | Cuánto se conserva |
|---|---|---|
| Nombre y correo del Cliente | Identificarlo, entrar a la cuenta, avisarle | Mientras tenga cuenta, y lo que exija la ley contable |
| Contraseña | Entrar. Se guarda cifrada y no se puede leer | Mientras tenga cuenta |
| NIT y razón social de sus empresas | Pedir a la DIAN los documentos de esa empresa | Mientras la empresa siga registrada |
| Datos del representante legal | Dejar constancia de la autorización | Mientras la autorización siga vigente, y su prueba después |
| Fecha, hora, IP y operación | Poder responder quién descargó qué y cuándo | Tres (3) meses; después se borran solos |
| Documentos descargados | Entregárselos al Cliente | Siete (7) días desde que la descarga termina; después se borran solos |
| Datos de pago | Cobrar. Los tramita la pasarela; Toby no ve la tarjeta | Lo que exija la ley contable |
| Lo que escribas en el formulario de contacto, junto con tu correo y tu plan | Atender tu solicitud y responderte | Seis (6) meses desde la última respuesta |
| Constancia de tu autorización: fecha y hora, versión de la política aceptada, cómo la aceptaste, IP y navegador | Probar que autorizaste el tratamiento | Mientras tengas cuenta y tres (3) años después de cerrarla |
| Constancia de una solicitud de supresión: tu correo, fecha y hora, e IP | Probar que la atendimos. Queda bloqueada: solo se consulta para responder a la Superintendencia de Industria y Comercio o a un juez | Tres (3) años desde la respuesta |
Lo que NO se trata, porque no llega al servidor:
- Los valores del liquidador: ingresos, patrimonio, deducciones.
- Los nombres y documentos de los dependientes.
- La contraseña del Cliente ante la DIAN.
El cálculo de la declaración ocurre en tu navegador: el liquidador no envía esos valores a Toby, y quien quiera comprobarlo puede abrir la pestaña de red mientras liquida. Las calculadoras auxiliares —por ejemplo la de vencimientos— sí consultan al servidor con el dato que se les escribe.
Uso de tecnologías de almacenamiento local y cookies: Toby utiliza identificadores de sesión estrictamente necesarios para autenticar tu cuenta de forma segura. Asimismo, la plataforma hace uso del almacenamiento local de tu navegador (Local Storage) para guardar de manera temporal el borrador de los cálculos y cifras que ingresas en el liquidador (como ingresos y patrimonio), permitiéndote no perder tu avance mientras trabajas. Este borrador reside exclusivamente en tu dispositivo, no se transmite ni se almacena en los servidores de Toby, y puedes eliminarlo en cualquier momento haciendo clic en el botón «Borrar lo que escribí» (lo cual recomendamos hacer si utilizas un dispositivo compartido o público).
4Con qué autorización
La autorización se obtiene al registrarse, marcando la casilla que remite a esta política.
Para los datos del representante legal, la autorización la obtiene el Cliente y la declara en Toby.
Para los mensajes del formulario de contacto, la autorización se da al enviar el mensaje, con el aviso que aparece junto al formulario.
5Quién más los trata
Toby se apoya en proveedores que, para prestar su servicio, pueden tratar datos. Ninguno los usa para fines propios:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| DigitalOcean | El servidor | Estados Unidos |
| Neon | La base de datos | Estados Unidos |
| Vercel | Servir las páginas | Estados Unidos |
| Upstash | Contadores de límites de uso | Estados Unidos |
| ePayco | Cobrar | Colombia |
| Google LLC | Entrar con Google, si el Cliente lo elige; y recibir, gestionar y almacenar los correos de soporte y atención (Gmail) | Estados Unidos |
| Resend, Inc. | Enviar los correos electrónicos transaccionales y de notificación: confirmación, recuperación de contraseña, avisos y los mensajes del formulario de contacto | Estados Unidos |
6Derechos de quien aparece en los datos
Toda persona cuyos datos trate Toby puede:
- Conocer qué datos suyos hay y para qué se usan.
- Actualizar y rectificar los que estén incompletos o equivocados.
- Suprimirlos, cuando no haya un deber legal de conservarlos.
- Revocar la autorización.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber reclamado ante Toby.
7Cómo se ejercen, y en cuánto tiempo
Escribiendo a infotobyapp@gmail.com desde el correo registrado, o acreditando la identidad si no es el mismo.
| Solicitud | Plazo |
|---|---|
| Consulta | 10 días hábiles, prorrogables 5 más avisando por qué |
| Reclamo | 15 días hábiles, prorrogables 8 más avisando por qué |
| Reclamo incompleto | Toby pide lo que falta dentro de los 5 días siguientes; si el titular no responde en 2 meses, se entiende desistido |
8Cómo se protegen
- Aislamiento entre cuentas a nivel de base de datos: cada cliente solo puede ver lo suyo, y no depende de que el programa se acuerde de filtrar.
- Cifrado del tráfico entre el navegador y el servidor.
- Contraseñas guardadas con función de derivación, no legibles.
- Registro de eventos sensibles.
- El liquidador no manda los datos al servidor, que es la medida más fuerte: lo que no se transmite no se puede perder.
9Qué pasa ante un incidente
Toby informará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.
10Menores de edad
El servicio está dirigido a contadores y a personas que declaran renta, y no se ofrece a menores de edad. Toby no recoge datos de menores de forma consciente.
11Vigencia
Esta política rige desde su publicación.
Periodo de conservación de datos: La información personal vinculada a tu cuenta se conservará mientras mantengas tu relación activa con Toby. Una vez solicitada la cancelación de la cuenta o la supresión de los datos, Toby procederá a la eliminación o anonimización de la información operativa, salvo aquellos registros y constancias que deban mantenerse bloqueados exclusivamente para acreditar el cumplimiento de deberes legales, la atención de peticiones de Habeas Data o la defensa ante eventuales requerimientos de autoridades competentes, durante el término de prescripción de las acciones legales aplicables: tres (3) años. Los registros técnicos de navegación y acceso al servidor se borran solos a los tres (3) meses.
12Cambios
Cualquier cambio sustancial se avisará al correo registrado con quince (15) días de anticipación, igual que los cambios del contrato.