Términos y condiciones de uso
Versión 1.0 · vigente desde su publicación
1Quién presta el servicio
Toby es un servicio operado por Mateo Andrés Sánchez García, persona natural identificada con NIT 1036679486, domiciliado en Itagüí, Antioquia, Colombia. Para efectos de estos términos se le llamará «Toby». Quien contrata el servicio será «el Cliente».
Contacto: infotobyapp@gmail.com · WhatsApp +57 300 718 2549.
2Qué hace y qué no hace el servicio
Toby es una plataforma tecnológica que ofrece dos funcionalidades independientes:
- a) Gestión de documentos electrónicos: descarga, por cuenta, orden e instrucción del Cliente, los documentos electrónicos (como facturas electrónicas, documentos POS, documentos soporte, nómina electrónica y sus notas) que la DIAN tiene disponibles para las empresas que el Cliente registre, y se los entrega en formatos PDF y XML.
- b) Liquidador de declaración de renta: herramienta tecnológica de simulación y cálculo matemático que procesa de manera estandarizada los datos e información patrimonial ingresados o cargados directamente por el Cliente, con el fin de generar un borrador preliminar orientativo para su declaración de renta de persona natural.
Toby no:
- Emite, valida, corrige, firma ni transmite declaraciones ni documentos formales ante la DIAN ni ante ninguna autoridad fiscal.
- Presta servicios de asesoría contable, tributaria, financiera ni legal personalizada.
- Emite dictámenes contables ni sustituye el juicio profesional de un Contador Público Titulado.
- Audita, valida ni comprueba la veracidad, exactitud o legalidad de las cifras, soportes, deducciones o ingresos digitados por el Cliente o descargados de la DIAN.
La responsabilidad de revisar la información, validar la procedencia de las cifras, determinar el tratamiento tributario aplicable, diligenciar el formulario oficial (como el Formulario 210) y presentar y pagar la declaración oportunamente ante la DIAN corresponde de manera exclusiva al Cliente y a los profesionales que este designe.
3Cuenta, credenciales y acceso a la DIAN
El Cliente es responsable de la veracidad de los datos que registra y de la custodia de su contraseña. Debe avisar de inmediato si sospecha que alguien más entró a su cuenta.
El acceso al portal de la DIAN se hace con el enlace temporal que la propia DIAN envía al correo autorizado del Cliente, que el Cliente pega en Toby. Toby no solicita, no almacena ni conoce la contraseña del Cliente ante la DIAN, y el enlace deja de servir cuando la DIAN lo vence.
4Autorización del representante legal
Antes de descargar los documentos de una empresa, el Cliente debe confirmar que cuenta con autorización del representante legal de esa empresa. Esa autorización se registra en Toby con el texto exacto que se le muestra.
El Cliente declara y garantiza que tiene esa autorización y que puede acreditarla. Toby actúa confiando en esa declaración. Si resulta falsa, la responsabilidad frente al titular de la información y frente a las autoridades es del Cliente, quien mantendrá indemne a Toby.
La autorización puede revocarse por escrito en cualquier momento. Una vez revocada, Toby deja de descargar documentos de esa empresa.
5Planes, cupos y cobro
- La cuenta gratuita incluye veinticinco (25) documentos por mes y no incluye el liquidador de renta.
- Los planes pagos incluyen un número de documentos por período de treinta (30) días y el uso ilimitado del liquidador de renta.
- El cupo se consume solo cuando el documento se entrega completo. Un intento fallido no consume cupo.
- Buscar y consultar cuántos documentos hay no consume cupo.
- Un mismo documento no consume cupo dos veces dentro del mismo período.
- Los cupos no usados no se acumulan para el período siguiente.
- Los documentos adicionales se compran aparte, se usan cuando se agota el cupo del plan y no caducan.
- El plan no se renueva automáticamente: no hay cobros periódicos ni tarjeta guardada.
Los precios están expresados en pesos colombianos. Toby no es responsable de IVA.
6Pagos, retracto y devoluciones
El pago se realiza de manera anticipada a través de la pasarela de pagos dispuesta en la plataforma. Cada pago da acceso al plan contratado durante treinta (30) días calendario. Si el Cliente quiere continuar, realiza un nuevo pago; si no lo hace, el plan termina al vencer el período pagado y la cuenta pasa a la cuenta gratuita.
Derecho de retracto: cuando el Cliente sea una persona natural que contrate el servicio para uso personal o doméstico (en calidad de consumidor final bajo la Ley 1480 de 2011) y la transacción se realice mediante mecanismos de comercio electrónico, le asistirá el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su primera compra, solicitándolo a través de infotobyapp@gmail.com. El retracto aplica únicamente a la primera compra. Toby reembolsará el dinero dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud.
Excepción legal al retracto: de conformidad con el numeral 1 del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el derecho de retracto no aplicará si el servicio ha comenzado a ejecutarse con la autorización del Cliente. Para los efectos de Toby, se entiende que la prestación del servicio ha comenzado y se encuentra en ejecución desde el momento en que el Cliente realice su primera descarga de documentos electrónicos de la DIAN o acceda por primera vez al liquidador de renta, posteriores al pago.
Regla general de no devoluciones: vencido el término de retracto o habiéndose ejecutado el servicio conforme a la excepción anterior, no habrá lugar a devoluciones de dinero por períodos ya pagados, cupos no utilizados, terminación anticipada ni por interrupciones derivadas de fallas o cambios en el portal de la DIAN contempladas en la cláusula 7, sin perjuicio de la garantía prevista en la cláusula 8.
7Dependencia del portal de la DIAN
Toby funciona sobre el portal de la DIAN, que es un sistema de un tercero sobre el que Toby no tiene control alguno. La DIAN puede cambiar su portal, sus rutas de descarga, sus formatos, sus validaciones o sus condiciones de acceso en cualquier momento y sin aviso previo.
El Cliente reconoce y acepta expresamente que:
- Un cambio en el portal de la DIAN puede degradar o suspender el servicio, total o parcialmente, de forma temporal o definitiva.
- Eso no da lugar a devolución de sumas ya pagadas, ni a indemnización de ningún tipo.
- Toby hará esfuerzos razonables por adaptarse, pero no garantiza plazo ni resultado.
- Si la interrupción se vuelve definitiva, Toby lo informará y dejará de recibir nuevos pagos.
Toby tampoco responde por caídas, lentitud, mantenimientos, bloqueos ni errores del portal de la DIAN, ni por la exactitud de la información que ese portal entrega.
8Límite de responsabilidad
El servicio se presta «tal como está» y «según disponibilidad». Toby no garantiza que el funcionamiento sea ininterrumpido ni libre de errores.
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, la responsabilidad total agregada de Toby frente al Cliente no excederá, bajo ninguna circunstancia, el valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al hecho que dé origen a la reclamación, o el valor total pagado por el período de treinta (30) días vigente si la antigüedad de la cuenta fuere menor a dicho plazo.
Toby no responderá por daño indirecto, lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, daño reputacional, ni por sanciones, intereses de mora, inexactitudes, emplazamientos, liquidaciones oficiales de aforo o revisión ni mayores impuestos determinados por la DIAN u otras autoridades fiscales, derivados de:
- a) Errores, omisiones, digitación imprecisa o datos incompletos suministrados por el Cliente en el liquidador.
- b) Decisiones contables o tributarias adoptadas por el Cliente o sus asesores con base en la información descargada o en los borradores generados.
- c) Inconsistencias, errores, caídas o modificaciones técnicas del portal de la DIAN.
Toby aplica algoritmos y reglas matemáticas basadas en la normatividad tributaria general aplicable; no obstante, el Cliente reconoce que la herramienta opera como una calculadora de apoyo operativo y que los borradores generados no constituyen liquidaciones oficiales ni cuentan con revisión humana individualizada por parte de Toby. Es deber y responsabilidad exclusiva del Cliente verificar la razonabilidad de los cálculos, deducciones y resultados arrojados antes de trasladarlos a los formularios oficiales de la DIAN. En caso de que el software presente discrepancias técnicas o errores atribuibles a la plataforma, la garantía de Toby frente a consumidores consistirá en la corrección técnica del error o la devolución del precio pagado por el período correspondiente, excluyendo indemnizaciones por sanciones o intereses derivados de declaraciones presentadas sin la debida verificación del contribuyente.
El Cliente mantendrá indemne a Toby frente a cualquier reclamación de terceros derivada del uso de la plataforma, en especial por la descarga de documentos sin la debida autorización del representante legal.
9Uso aceptable
El Cliente se obliga a no:
- Descargar documentos de empresas sobre las que no tenga autorización.
- Compartir su cuenta con terceros ajenos a su organización.
- Revender el servicio sin acuerdo escrito previo.
- Intentar acceder a datos de otros clientes, ni sondear, escanear o sobrecargar la plataforma.
- Automatizar el uso por fuera de las interfaces provistas.
Toby puede suspender la cuenta de inmediato ante un incumplimiento de esta cláusula, sin devolución.
10Tratamiento de datos personales
Toby trata datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015.
Qué datos se tratan
- Del Cliente: nombre, correo electrónico y la contraseña, que se guarda cifrada y nunca en texto legible.
- De las empresas registradas: NIT, razón social y los datos del representante legal necesarios para la autorización.
- De uso: fecha, hora, dirección IP y qué operación se hizo, para poder responder quién descargó qué y cuándo.
Qué NO se guarda
- La contraseña del Cliente ante la DIAN. Toby nunca la pide.
- El enlace de acceso temporal de la DIAN, más allá de la descarga: se guarda cifrado mientras la descarga corre y se borra al terminar.
- Los documentos descargados, más allá de los siete (7) días que se explican abajo.
Lo que escribes en el liquidador
El cálculo de tu declaración se hace en tu navegador. Los ingresos, el patrimonio y las deducciones que digitas en el liquidador no viajan a los servidores de Toby: se quedan en tu equipo. Puedes comprobarlo tú mismo abriendo la pestaña de red de tu navegador mientras liquidas.
Las calculadoras auxiliares —por ejemplo, la que dice cuándo vence tu declaración— sí consultan al servidor con el dato que les escribes.
Para que no pierdas el trabajo a medias, tu navegador conserva un borrador de lo que llevas escrito hasta que lo borres o cierres la liquidación. Ese borrador vive en tu equipo, no en Toby.
Los nombres y documentos de los dependientes no salen nunca de tu navegador.
Finalidad
Prestar el servicio, cobrarlo, atender soporte, cumplir obligaciones legales y contables, y responder ante autoridades cuando lo exija la ley.
Custodia, retención y eliminación
10.1. Documentos procesados: En cumplimiento de las políticas de privacidad y seguridad de Toby, los archivos, documentos y contenidos descargados por el Cliente para su procesamiento dentro de la plataforma serán almacenados de manera temporal y eliminados de forma automática, definitiva e irrecuperable a los siete (7) días calendario siguientes a la finalización de la descarga. Es responsabilidad exclusiva del Cliente descargar y respaldar oportunamente sus archivos dentro de dicho término.
10.2. Datos de la cuenta: Los datos de registro, facturación y perfil del Cliente se conservarán durante la vigencia de la suscripción y, tras su terminación, por el tiempo estrictamente indispensable para el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y la resolución de eventuales reclamaciones, conforme a lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Datos de terceros: Toby como Encargado
Cuando el Cliente utiliza Toby para procesar o descargar documentos que contienen datos personales de terceras personas (como clientes, proveedores o empleados de las empresas registradas), el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Toby actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento. En tal condición, Toby se compromete a: (i) tratar dichos datos únicamente para la ejecución técnica de las funcionalidades contratadas; (ii) mantener las medidas de seguridad descritas en la cláusula 11; (iii) no utilizar los datos de terceros para fines propios ni cederlos a terceros; y (iv) aplicar la eliminación automática a los siete (7) días prevista en la cláusula 10.1.
Derechos del titular
Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización. Las solicitudes se atienden en infotobyapp@gmail.com dentro de los plazos de ley: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles prorrogables para reclamos.
11Seguridad
Toby aplica medidas técnicas para proteger la información: aislamiento de los datos de cada cliente a nivel de base de datos, cifrado del tráfico, contraseñas almacenadas con función de derivación, registro de eventos sensibles y respaldos de la información.
Ninguna medida es infalible. Ante un incidente que comprometa datos personales, Toby lo informará a los afectados y a la autoridad competente conforme a la ley.
12Duración y terminación
El contrato se mantiene mientras el Cliente tenga su cuenta. Cada período pagado dura treinta (30) días y no se renueva automáticamente. El Cliente puede dejar de usar el servicio o solicitar la supresión de su cuenta en cualquier momento. Toby podrá suspender o terminar el acceso de inmediato ante el incumplimiento comprobado de estos términos o si la prestación del servicio deja de ser técnica o comercialmente viable por causas ajenas a su control, conforme a la cláusula 7.
Al vencer el período pagado, cesa el acceso a las funciones del plan; la cuenta se conserva hasta que el Cliente solicite su supresión. Respecto de los documentos electrónicos (PDF y XML), el Cliente reconoce que estos se eliminan de manera automática y definitiva a los siete (7) días calendario posteriores a su descarga conforme a la cláusula 10.1, con independencia de la vigencia o terminación del contrato, por lo que no existirá custodia de archivos vencido dicho plazo.
13Cambios en estos términos
Toby puede modificar estos términos. Los cambios se avisarán al correo registrado con al menos quince (15) días de anticipación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que entren en vigencia.
14Ley aplicable y resolución de controversias
Estos términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de este contrato que no pueda resolverse directamente entre las partes se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces de la República de Colombia, fijando como domicilio contractual la ciudad de Itagüí, Antioquia, sin perjuicio de las normas procesales de orden público que protejan a los consumidores finales.